Юридична ERP повного циклу: що закриває алгоритм, де підключається людина

Це той самий опис задачі, який я переказав голосом на зустрічі 10 вересня, тільки письмово і до пункту. Документ зроблений для правок: наприкінці стоїть перелік функцій, у якому ви знімаєте зайве, лишаєте потрібне і дописуєте те, чого тут бракує. Погоджений перелік стає предметом робіт і критерієм приймання, тому оцінку годин і строк ми називаємо після нього.

1.Предмет

Юридична ERP на повний цикл роботи фірми: звернення, конфлікт-чек, клієнт і справа, документи, строки, перевірка контрагента, час і рахунок, архів. Те, що закривається алгоритмом надійно, закривається без людини. Те, де технологія сьогодні дає збій (вигадана норма, вигадана цифра, неоднозначний текст), свідомо віддається людині на визначеному етапі, і цей етап описаний у процесі, а не лишається на розсуд випадку. У кожної людини своя роль, посада і доступ, тому клієнт, справа і документ проходять через різних людей у заданій послідовності. Мета одна: зняти з юриста рутину і лишити йому рішення.

Три правила, на яких тримається весь продукт

• Вердикт рахує формула, а факти збирає модель. Скоринг, строки, комплектність, перевірка проти плейбука рахуються детермінованим кодом. Це можна показати аудитору і повторити через рік з тим самим результатом. Мовна модель дістає факти і формулює текст.
• Твердження без джерела не потрапляє на екран. У кожного факту стоїть посилання або дослівна цитата з документа. Коли джерела немає, система пише «даних недостатньо» і називає, чого саме бракує.
• Кожна дія лишає слід. Хто запустив, що система порахувала, хто погодив, що змінилось після погодження. Журнал це і контроль якості, і доказ перед клієнтом.

2.Як читати цей документ

1. Розділи 3-9 описують склад системи. Читайте як опис того, що буде працювати у вас.
2. Розділ 12 це перелік функцій з галочками. Усе позначене як потрібне: знімайте те, чого вам не треба, і дописуйте те, чого тут немає, у полі внизу.
3. Надіслати перелік можна кнопкою просто зі сторінки. Він приходить нам разом з вашим контактом.
4. Після цього ми даємо оцінку годин по кожному блоку і строк. Ціна складається з рядків, тому знятий рядок зменшує вартість рівно на свою суму.

3.Ролі, доступи та ізоляція

Фірма це кілька людей з різними правами над одними й тими самими даними, тому доступ описаний першим, а не останнім.

• Ізоляція по клієнту і по справі. Юрист бачить рівно ті справи, до яких він призначений. Це відповідь і на NDA з клієнтом, і на конфлікт інтересів усередині фірми.
• Етика стіни (ethical wall). Коли фірма веде дві сторони суміжних питань, справа закривається списком доступів поіменно, а спроба відкриття лишає запис у журналі.
• Права перевіряє сервер. Закритий розділ віддає відмову на прямий запит навіть тоді, коли пункт меню вже сховано з екрана.

4.Наскрізний процес

1. Звернення. Вхідний запит з форми, месенджера або від партнера потрапляє у чергу з автором, темою і строком першої відповіді.
2. Конфлікт-чек. До відкриття справи система звіряє контрагентів і повʼязаних осіб зі своєю базою клієнтів і опонентів і показує знайдені перетини з поясненням.
3. Клієнт і KYC. Ідентифікація клієнта, бенефіціари, санкційний і PEP скринінг, рішення про прийняття роботи з підставою.
4. Справа. Картка з практикою, відповідальним, бюджетом, строками і переліком документів.
5. Робота. Документи з шаблонів, витяг умов, перевірка проти плейбука, правки, версії.
6. Погодження. Документ виходить клієнту лише після погодження за правилом практики.
7. Строки. Усе, що має дату, стоїть у спільному реєстрі з відповідальним і нагадуванням.
8. Гроші. Час по справі, бюджет, рахунок, оплата, дебіторка.
9. Архів. Закрита справа з повним слідом: документи, версії, рішення, джерела.

5.Склад системи по блоках

5.1. Клієнти, справи, конфлікт інтересів

Картка клієнта і картка справи це вісь усього іншого: до них привʼязані документи, строки, час і рахунки. Конфлікт-чек працює на нормалізованих назвах і кодах, тому «ТОВ Приклад» і «Приклад, ТОВ» дають один збіг, а різні коди ЄДРПОУ з однаковою назвою ніколи не зливаються в одну компанію: це група компаній, і рішення про звʼязок ухвалює юрист.

5.2. Документи

• Реєстр документів з версіями і порівнянням двох версій до абзацу.
• Генерація документа з шаблону фірми за даними картки клієнта і справи, з підстановкою реквізитів.
• Плейбук фірми як дані, а не як текст у голові: обовʼязкове формулювання, допустима поступка, червона лінія, хто погоджує відхилення. Перевірка тексту детермінована, за формулюваннями.
• Редлайн вхідного проєкту договору: що суперечить плейбуку, що відсутнє, яку редакцію пропонуємо.
• Витяг ключових умов у таблицю: сторони, предмет, ціна, строк, автопродовження, відповідальність, право і суд, конфіденційність, форс-мажор.
• Комплектність пакета під типову послугу: чого бракує, у кого запитати, до якої дати.

5.3. Строки і зобовʼязання

Реєстр строків збирається з самих договорів і карток справ. Дата «повідомити до» рахується як дата закінчення мінус строк повідомлення. Коли строку повідомлення у документі немає, система не вигадує дату: договір іде в окремий перелік «строк не визначений», бо вигадана дата тут коштує дорожче за її відсутність. Нагадування дублюється календарним фідом, тому строки видно у робочому календарі, а не лише всередині кабінету.

5.4. Перевірка контрагента і санкційний комплаєнс

Це той блок, який у нас уже працює у проді і саме про нього була ваша репліка про комплаєнс. Коротко про механіку: перевірка проходить кроками (юрисдикція, реєстр, бенефіціари, санкції і PEP, суди, медіа, цифровий слід, звʼязки), кожен крок пише факти з посиланнями, а рівень ризику рахує формула з відкритими вагами. Коли перевірено менше половини кроків, система віддає «недостатньо даних для висновку» замість заспокійливого «низький ризик».

5.5. Реєстри і публічні джерела

Українські відкриті реєстри, міжнародні реєстри компаній, публічні переліки і судові джерела в межах того доступу, який відкритий офіційно. Кожне джерело має чесний стан: відповіло, застаріло, недоступне. Дірка у даних лишається діркою і видно її на екрані.

5.6. Інтелектуальна власність і дозвільні документи

Це ваш запит зі зустрічі дослівно: торговельні марки, патенти, корисні моделі, ліцензії. Тут рутина структурована найкраще, тому й закривається найдешевше.

• Попередній пошук за відкритими базами марок і оцінка ризику збігу за класами МКТП.
• Підготовка заявки з даних картки клієнта: заявник, перелік товарів і послуг, пріоритет, представник.
• Комплект супровідних документів і чеклист подання.
• Реєстр строків: продовження марки, підтримання патенту, чинність ліцензій і дозволів.
• Ведення діловодства за заявкою: стан, запити відомства, строк відповіді.

5.7. Правові питання і база знань фірми

Пошук по власних документах фірми (договори, меморандуми, позиції, попередні висновки) з відповіддю, у якій кожне твердження має цитату і посилання на конкретний документ. Питання без опори у джерелах отримує чесне «не знаю» і перелік того, що треба подивитись руками. Оцінку шансів у суді система не дає: це рішення юриста, а не властивість тексту.

5.8. Час, гроші, управління

• Облік часу по справах, у тому числі підказка «схоже, ця робота лишилась без запису».
• Бюджет справи і попередження про перевищення до того, як воно стало фактом у рахунку.
• Рахунок клієнту з розшифровкою по роботах, дебіторка з віком боргу.
• Дашборд партнера: завантаження людей, стан справ, гроші, ризики і строки на тижні.

6.Межі системи

7.Безпека і контур

8.Що у нас уже написано і працює сьогодні

Це чесний розподіл між «є у проді» і «збирається у пілоті». Він потрібен, щоб оцінка годин була перевірюваною, а не взятою зі стелі.

9.Ваші питання зі зустрічі і коротка відповідь

10.Етапи і критерії приймання

Кожен етап здається робочою програмою, у яку ви заходите під своїм логіном. Строк і години називаємо після погодження переліку з розділу 12.

11.Дві моделі роботи

• Під ключ. Розробка під вашу фірму з передачею вихідних кодів, документації і прав. Далі технічне супроводження з нашого боку або повна передача вашій команді.
• Спільний продукт. Ви даєте юридичну експертизу і роль першого замовника, ми даємо готові модулі, розробку і супровід, продукт виходить на ринок під спільною історією. Тут ключове питання це розподіл прав і виручки, і його треба закрити письмово до старту розробки, а не після неї.

На зустрічі ви сказали, що друга модель вам ближча. Ми до неї готові, і саме тому цей документ починається з переліку функцій: спільний продукт починається з узгодженого предмета.

12.Перелік функцій: зніміть зайве, допишіть потрібне

Усе позначене як потрібне. Знімайте галочку там, де функція вам не потрібна, і пишіть у полі внизу те, чого тут бракує. Цей перелік стає предметом робіт, окремого технічного завдання ми не пишемо.